Dzień dobry!

W naszym poprzednim wpisie opowiedzieliśmy Wam trochę o systemach CRM i korzyściach, jakie przynosi wykorzystanie dedykowanego, dopasowanego do Waszych potrzeb systemu sprzedażowego. Ponieważ o wiele łatwiej jest jednak rozmawiać o konkretnych przykładach, w dzisiejszym wpisie opowiemy o kilku wdrożeniach uszytych na miarę CRM jakie zrealizowaliśmy, ze szczególnym uwzględnieniem nietypowych, ciekawych a czasem – może nieco dziwnych funkcjonalności.

Obszarem, który rozwija się obecnie bardzo dynamicznie, są odnawialne źródła energii, a szczególnie – fotowoltaika; wspominaliśmy o tym we wcześniejszych artykułach. Dwa z czterech przykładów, jakie chcielibyśmy dziś omówić wspomagają nie tylko sprzedaż, ale także budowę konsumenckich instalacji fotowoltaicznych. Niestety, ze względu na zapisy umów o zachowaniu poufności nie możemy podać konkretnych nazw obsługiwanych przez nas klientów.


Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

W pierwszej z firm (dla uproszczenia nazwijmy ją w skrócie PV1) proces sprzedaży zaczyna się od pozyskania leadu przez handlowca; czasem również to zainteresowana osoba sama zgłasza potrzebę zakupu i budowy instalacji. Po stronie firmy leży dobór odpowiednich komponentów a także rozmiaru instalacji, wiedza niezbędna do ich dobrania zdobywana jest w trakcie audytu na miejscu u klienta końcowego; uzupełniane są także wszystkie dane niezbędne do przygotowania oferty. Wnioski płynące z audytu za pośrednictwem CRM opartego na platformie WEBCON BPS trafiają do działu projektowego – tu powstaje schemat instalacji, jest ona projektowana i wyceniana. W ramach zadań realizowanych w CRM pojawia się także plik z ofertą cenową. Gotowe dokumenty (oferta oraz projekt) są przesyłane do klienta, gdzie oczekują na jego akceptację, bądź też modyfikację.

Załóżmy, że wszystko poszło świetnie i klient zdecydował się na skorzystanie z usług PV1. W tym przypadku z systemu CRM generowana jest umowa dla klienta, która – po wcześniejszej akceptacji przez kierownika sprzedaży – jest do niego dostarczana.

Tak na dobrą sprawę, w większości systemów CRM tutaj powiedzielibyśmy STOP – proces sprzedaży się zakończył, umowa jest podpisana, praca handlowca – skończona. Tym razem jest jednak zupełnie inaczej – dopiero się rozkręcamy 😊

Co zatem dzieje się dalej?

Po zaakceptowaniu umowy przez klienta, trafia ona do działu księgowości. Wynika to z faktu podziału płatności za instalację na dwie części – pierwszą, zaliczkę, klient wpłaca przed rozpoczęciem prac instalacyjnych, drugą – po ich zakończeniu, stąd konieczność przygotowania odpowiednich dokumentów finansowych. Jednocześnie uruchamiany jest proces realizacji zlecenia a także jego podproces – wykonanie. Czym różnią się od siebie realizacja i wykonanie?

W tym konkretnym przypadku realizacja to szerszy zakres – obejmuje ona ustalenie harmonogramu prac, wybór ekip instalacyjnych oraz przydzielenie im zadań. Jednym z nich jest wykonanie, czyli – jak sama nazwa wskazuje – budowa instalacji, podzielona na część dachową i część elektryczną. Instalatorzy raportują zakończenie swoich prac – raport ten jest tworzony w tym samym systemie CRM, z którego korzystali handlowcy, księgowość czy kierownik sprzedaży – wszystkie dane zebraliśmy dzięki temu w jednym miejscu, bez konieczności sięgania do wielu źródeł i uruchamiania wielu systemów.


Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Jak zatem widzicie, całość procesu od samego początku do końca jest obsłużona przy użyciu jednej platformy. Musimy jednak wspomnieć o jednym wyjątku: do planowania zadań dla ekip instalacyjnych został wykorzystany zintegrowany z CRM Kalendarz Google. Akurat w tym przypadku wykorzystanie znanego i popularnego narzędzia okazało się korzystniejsze i znacznie prostsze, szczególnie w przypadku ekip instalacyjnych zatrudnionych przez podwykonawców.

Firma, którą określiliśmy tajemniczo jako PV1, nie jest naszym jedynym klientem z tej branży. Dla innej firmy, która świadczy bardzo podobne usługi, przygotowaliśmy nieco podobny system, rozszerzony o rozbudowany moduł służący do zarządzania pracą handlowców. W tym przypadku CRM, oparty o rozwiązanie WEBCON BPS, obsługuje także kolejkowanie szans sprzedażowych, zarówno dla handlowców telefonicznych jak i terenowych, generując terminarze spotkań i terminarze rozmów telefonicznych, dzięki czemu planowanie pracy całego zespołu handlowego stało się znacznie prostsze i bardziej efektywne.


Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

InnFlow to jednak nie tylko systemy dla fotowoltaiki. Kolejną branżą, którą wspieramy, są instytucje otoczenia biznesu. Czym są owe instytucje? Są to firmy, które wypełniają lukę pomiędzy biznesem a administracją publiczną. Ich praca polega na świadczeniu szeroko pojętych usług wspierających przedsiębiorstwa (głównie z sektora MŚP). W ramach wsparcia oferują one doradztwo, ale także narzędzia oraz kapitał niezbędny do rozwoju podmiotów gospodarczych – ten ostatni zarówno poprzez udzielanie dotacji, ale także poprzez wsparcie w ich uzyskaniu. Właśnie taką instytucją jest jeden z naszych klientów – niestety, tutaj również obowiązuje nas umowa o poufności, więc tego klienta będziemy w dalszej części tekstu określać skrótem IOB. Swoją drogą – wiecie, o ile prościej byłoby stworzyć taki wpis jak ten, gdybyśmy mogli użyć nazwy firmy? No ale co zrobić – pozostaje nam cieszyć się tą nutką tajemniczości 😉


Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Wracając na właściwy tor – jesteście ciekawi co przygotowaliśmy dla klienta IOB? Już odpowiadamy!

Zacznijmy oczywiście od zarządzania szansami sprzedażowymi. Ten etap jest dość standardowy i nie odbiega znacznie od typowych rozwiązań tej klasy. Zarejestrowane szanse, kiedy przechodzą do etapu realizacji, wymagają podpisania odpowiednich umów o współpracy pomiędzy IOB a klientami końcowymi. Umowy te zawierają zazwyczaj harmonogram płatności – zbudowany przez nas system nie tylko pilnuje terminów, ale także inicjuje automat generujący odpowiednie, wynikające z harmonogramu, faktury.


Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Usługi świadczone przez IOB w znacznej mierze dotyczą wsparcia w pozyskiwaniu wszelkiego rodzaju dotacji. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o dotację i po otrzymaniu jej przez klienta końcowego, system stworzony dla IOB pozwala na automatyczne wygenerowanie wniosku o płatność, pilnuje także terminów rozliczeń pomiędzy klientem a podmiotem, który udzielił dotacji. W chwili, kiedy umowa przechodzi w tzw. okres trwałości (czyli po zrealizowaniu dotacji) system pomaga także w dopilnowaniu niezbędnych w rozliczeniu z dotującym elementów (takich jak np. wygenerowanie odpowiednich KPI czy regularne raportowanie).

Cały opisany powyżej proces może wydawać się prosty, ale każdy, kto miał do czynienia z jakąkolwiek formą dotacji, szczególnie finansowaną przez UE, wie, że czasem utrzymanie terminów i dostarczenie wymaganych dokumentów może sprawić problemy – dokumenty, załączniki, opisy, a to wszystko do określonego terminu… Warto mieć system, który zapewni nam wsparcie!

Na sam koniec zostawiliśmy opis systemu, który jest ciekawy nie tylko ze względu na nietypowe wykorzystanie i kształt procesu, ale także ze względu na branżę – mówimy bowiem o firmie, która pośredniczy w przygotowywaniu, obsłudze i dostarczaniu ekspertyz, między innymi dla sądów.


Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Praca w CRM dostarczonym przez InnFlow rozpoczyna się tutaj od planowania spotkań z klientami – można powiedzieć, że standardowo 😊 Spotkania, które kończą się pozytywnie, są przekształcane w tzw. zapytania. Teoretycznie, w tym przypadku również moglibyśmy powiedzieć, że rola CRM właśnie się skończyła – przecież klient zdecydował się na współpracę, więc proces sprzedażowy jest zakończony – nie do końca tak jednak jest. Od decyzji klienta do zamknięcia sprzedaży jeszcze daleka droga.

Zapytania spływają od handlowców do sekretariatu firmy, gdzie są przydzielane do jednego z wydziałów. Każdy z wydziałów ma własną specjalizację i zajmuje się innego rodzaju ekspertyzami. Pracownicy wydziału zapoznają się z zakresem zapytania, a następnie – po określeniu kosztów i znalezieniu biegłych, którzy mogliby przygotować odpowiednią analizę i ekspertyzę – przygotowują ofertę dla klienta.

Oferta, zanim trafi do klienta, jest akceptowana przez kierownika odpowiedniego wydziału, a czasem także przez zarząd spółki – na życzenie klienta zaszyliśmy w systemie logikę biznesową, która kieruje do akceptacji przez zarząd tylko te oferty, które nie spełniają założonego minimum marżowego – innymi słowy, jeśli marża w danej ofercie jest zbyt niska, decyzja o tym, czy możemy przesłać klientowi ofertę trafia do zarządu. Jest to całkowicie automatyczny proces.

Dzięki takiemu rozwiązaniu zarząd spółki wie, że utrzymana będzie zakładana minimalna marżowość ofert, a w przypadku odchyleń zawsze będzie mieć wiedzę o każdym z takich przypadków. Oszczędza to zarówno czas pracy użytkowników, którzy nie muszą decydować o tym do kogo przesłać ofertę, jak i czas zarządu – nie zajmuje się on bowiem każdym z przypadków, ale tylko tymi, które faktycznie wymagają interwencji.

Na tym chcielibyśmy zakończyć nasz dzisiejszy wpis. Nie są to oczywiście wszystkie systemy z kategorii szeroko pojętych CRM, jakie stworzyliśmy – dla kolejnego klienta przygotowaliśmy np. rozbudowaną aplikację, która agreguje całość zebranych przez firmę danych dotyczących klienta, nie tylko tych stricte sprzedażowych: począwszy od danych podstawowych, przez osoby kontaktowe, aktywności takie jak spotkania i rozmowy telefoniczne, przez leady i oferty po akceptację umów a także zarządzanie całością powiązanych z tym klientem dokumentów – od wspomnianych umów, przez protokoły, gwarancje, na zleceniach serwisowych i korespondencji skończywszy. Jest to jednak temat na kolejny wpis – dlatego też warto obserwować nasze strony. Do usłyszenia!


Poznaj świat WEBCON BPS z

Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Poznaj świat WEBCON BPS z

Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Udostępnij artykuł