Kiedy rozmawiamy o jakimkolwiek systemie informatycznym, na niemal 100% w pewnym momencie padnie stwierdzenie, że zawiera on jakiegoś rodzaju dane. Mogą być to dane kontrahentów, mogą być pliki muzyczne, obrazy czy też inne, w zależności od tego, o jakim systemie mówimy. Ale czy ktokolwiek z Was, kiedykolwiek zastanawiał się, czym w ogóle owe dane są?


Odpowiedź na to pytanie, a także na pytania czym są metadane, rekordy i bazy danych znajdziecie w tym wpisie. Zapraszamy!


Dane, to coś, co tak na prawdę ciężko zdefiniować, ponieważ nie da się jednoznacznie i konkretnie określić czym one są. Według Adama Gadomskiego jest nimi wszystko, co jest lub może być przetwarzane umysłowo lub komputerowo (według meta-teorii TOGA jego autorstwa). W tym sensie dane są pojęciem, które może istnieć tylko razem z pojęciem przetwarzania danych i przyjmują one takie postaci jak znaki, mowa, wykresy lub sygnały. Zerknijcie na poniższy przykład: tekst i liczby mogą być danymi. Drzewo nimi nie jest, ale już jego cyfrowe zdjęcie – jak najbardziej. Różne dane mogą nam dostarczać tej samej informacji, ale z drugiej strony, te same dane mogą dostarczać różnych informacji.


Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Hola hola – powiecie. Informacje i dane? Czy to nie to samo? Niestety, nie – już tłumaczę różnicę. Wyobraźmy sobie pewien zbiór liczb. Zawiera on liczby z przedziału 1900 – 1999, jest ich równo 100. Mamy zatem do czynienia z jakimś zbiorem danych – ale nie wiemy, co to za dane. Dopiero, kiedy dowiemy się, co reprezentują, możemy je określić jako informacje. Bez tego, wiemy tylko że mamy jakieś liczby. Jeśli natomiast określimy, że jest to lista lat w XX wieku, będzie to już dla nas konkretna informacja.


Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

No dobrze. Mamy już nasz zbiór liczb, czyli dane i informacje. Bardzo często potrzebujemy jednak wiedzieć o tym zbiorze coś więcej. Kto go stworzył? Kiedy to zrobił? Jak jest duży (w kontekście wielkości pliku) lub ile zawiera wierszy? Wszystkie te parametry są to metadane – i tu przechodzimy do kolejnej definicji w naszym dzisiejszym wpisie. Metadane, to mówiąc najprościej – dane dotyczące danych (stąd przedrostek meta).


Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Metadane to w używanych współcześnie systemach elektronicznego obiegu dokumentów element wręcz niezbędny. Takie informacje jak autor, data utworzenia, modyfikacji, akceptacji czy odrzucenia lub archiwizacji dokumentu są w tym kontekście bardzo istotne. Ważne jest też to, że pomimo cząstki dane w słowie metadane, mogą one również dotyczyć całych zbiorów, np. daty utworzenia i rozmiaru całych tabel.

Jak w takim razie uporządkować to wszystko? Mamy naszą informację, mamy jej metadane, czyli informacje o dacie jej utworzenia, autorze i rozmiarze. Jak spiąć to wszystko, aby nie wymieszało się z innymi, podobnymi treściami? Najlepiej zebrać całość w jeden, uporządkowany wpis o określonej strukturze. Taki wpis nazywamy rekordem, i jest to kolejna definicja, którą dziś omawiamy. Aby sobie to zwizualizować, wyobraźcie sobie tabelę Excela, gdzie w nagłówkach kolumn mamy nazwane wspomniane wcześniej metadane, a w każdym z wierszy umieszczamy je odpowiednio przypisując do odpowiedniego zbioru. W ten sposób, zbierając kolejne rekordy o identycznej strukturze stworzyliśmy tabelę. A kiedy zbierzemy większą ilość takich tabel, powstaje nasza pierwsza baza danych.


Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Baza danych to termin, który pierwszy raz pojawił się w roku 1963, a upowszechnił w latach siedemdziesiątych XX wieku. Zaczynając od najprostszej definicji, bazą danych nazywamy zbiór danych, zapisanych zgodnie z określonymi regułami. Ustawa o ochronie baz danych z 2001 roku, mocno rozbudowuje definicję tego pojęcia, nazywając bazą danych „zbiór danych lub jakichkolwiek innych materiałów i elementów zgromadzonych według określonej systematyki lub metody, indywidualnie dostępnych w jakikolwiek sposób, w tym środkami elektronicznymi, wymagający istotnego, co do jakości lub ilości, nakładu inwestycyjnego w celu sporządzenia, weryfikacji lub prezentacji jego zawartości”. Wspomniana w powyższej definicji “określona systematyka” w praktyce oznacza zazwyczaj przechowywanie danych w bazie w formie konkretnych, zdefiniowanych tabel.



Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS


Mówiąc o bazach danych w kontekście systemów informatycznych, mamy zazwyczaj na myśli dane cyfrowe (pliki, tekst, liczby, multimedia) zgromadzone zgodnie z zasadami przyjętymi dla danego systemu komputerowego używanego do gromadzenia danych. Może być to wspomniany Excel, może być to Access, ale także jedna z tzw. baz relacyjnych, popularnie, choć nieprawidłowo nazywanych bazami SQL (ale nie martwcie się, nie będziemy Wam dziś mieszać w głowie definicją baz relacyjnych).

Praktycznie każdy system informatyczny wdrażany współcześnie zawiera jakąś bazę danych. Wskazuje na to sama nazwa: informatyczny, czyli zawierający i przetwarzający informacje. Najpopularniejszy obecnie typ baz danych to bazy relacyjne, obsługiwane przez systemy bazodanowe takie jak Oracle, MySQL czy Microsoft SQL Server – na pewno kiedyś o nich słyszeliście, jeśli macie jakikolwiek styk z informatyką.

Na tym chcielibyśmy zakończyć nasz dzisiejszy wpis. Mamy nadzieję, że nasze opisy ułatwią Wam wytłumaczenie podstawowych pojęć podczas rozmów z osobami, które nie mają dużej wiedzy informatycznej. Obserwujcie nasze social media, bo kolejne notki z tej serii pojawią się już niebawem. Do usłyszenia!



Poznaj świat WEBCON BPS z

Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Poznaj świat WEBCON BPS z

Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Udostępnij artykuł