Dokumenty Mam Spakowane, czyli systemy DMS

Dzień dobry!

W naszych wcześniejszych wpisach omawialiśmy wiele systemów, których zadaniem było tworzenie i przetwarzanie wszelkiego rodzaju danych. Poruszyliśmy między innymi temat systemów OCR, których zadaniem jest odczytanie drukowanego tekstu i zapisanie go w formie warstwy tekstowej. Tego typu zadania są obecnie wykonywane bardzo często i na ogromną skalę – jesteśmy w trakcie cyfrowej rewolucji i wiele przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie cyfrowych archiwów i zdigitalizowanie tych obecnych – papierowych. Powoduje to, że coraz bardziej potrzebne jest miejsce, gdzie mogą być przechowywane duże ilości plików – i właśnie o tym będzie nasz dzisiejszy wpis. Pora na omówienie systemów DMS. Zapraszamy!

Jak zawsze – zaczniemy od rozwinięcia skrótu DMS. Document Management System oznacza po prostu system zarządzania dokumentami, i tak naprawdę dokładnie określa to jego zadania. W systemie DMS przechowamy wszelkiego rodzaju pliki, ale także je uporządkujemy, sklasyfikujemy, czy zadbamy o spójność wersji.

Co zatem dzieje się, kiedy dodamy nowy plik do naszego cyfrowego magazynu?

Po pierwsze – oczywiście zostanie on opatrzony odpowiednimi metadanymi – kto, kiedy, z jakiej lokalizacji dodał nasz plik. Zazwyczaj plik zostaje też zindeksowany – czyli informacje o nim zostają umieszczone w specjalnej „tabeli skrótów”, która pozwoli później na bardzo szybkie znalezienie go. Możemy tu też wykorzystać np. słowa kluczowe – jeśli dokumentem, który dodajemy jest umowa o świadczenie usług telekomunikacyjnych, możemy opisać ją słowami kluczowymi „umowa” i „telefony” – wtedy, szukając w systemie zarówno plików z umowami, jak i informacji dotyczących telefonów, zawsze trafimy na nasz plik.

Zahaczyliśmy tutaj o kolejną funkcjonalność systemów DMS – pozwalają one na klasyfikowanie plików według założonych kryteriów. Może bowiem okazać się, że niektóre z naszych zasobów zawierają dane, które powinny być traktowane w sposób inny, niż pozostałe pliki. Niech za przykłady posłużą CV osób, które aplikowały do pracy do naszego przedsiębiorstwa i umowy o pracę wszystkich zatrudnionych. Jeśli sklasyfikujemy nasze dokumenty np. jako „RODO” i „poufne” automatycznie uruchomimy mechanizmy, które ograniczą dostęp do tych plików tylko do wskazanych osób z odpowiednimi uprawnieniami, a także aktywujemy mechanizm, który pozwoli nam skasować np. dane kandydatów po zakończonym procesie rekrutacji.

Póki co, funkcjonalności które opisaliśmy, nie są kluczowe do pracy organizacji. Są jednak firmy, gdzie dobrze działający DMS to podstawa codziennej działalności, bez której powstałby ogromny chaos. Wyobraźcie sobie firmę, która buduje i projektuje samoloty. Jak się domyślacie – samolot to ogromnie skomplikowana maszyna, zbudowana z milionów części. Współczesne samoloty są w całości projektowane w systemach CAD (systemach komputerowego wspomagania projektowania), dających możliwość zbudowania „cyfrowego bliźniaka” prawdziwego samolotu – do ostatniej, nawet najmniejszej śrubki! Projekty w tej skali są tworzone przez ogromne zespoły konstruktorów. Pomyślcie teraz – co by się stało, gdyby jeden z projektantów wprowadził zmiany w którymś z projektowanych elementów, a jego kolega – nie wiedząc o tym, zmodyfikował współpracującą z nim część? A teraz przemnóżcie to przez ilość części, z których składa się współczesny, pasażerski samolot. Niech za przykład posłuży nam Airbus A380 – najbardziej pojemny samolot pasażerski świata. Jest on zbudowany z ponad czterech milionów (!!!) pojedynczych elementów. Przy jego konstruowaniu zdarzył się bardzo podobny do opisanego powyżej incydent – jeden z zespołów konstrukcyjnych pracował na innej wersji oprogramowania CAD niż pozostałe zespoły. W efekcie, przy montażu prototypu, okazało się że jedna z wiązek przewodów elektrycznych przesyłających dane do ogona samolotu… jest o kilkadziesiąt centymetrów za krótka! Co możemy zrobić, aby zapobiec takim przypadkom? System DMS rusza nam na pomoc, oferując opcje zarządzania wersjonowaniem plików, a także – w bardziej zaawansowanych rozwiązaniach – opcję pracy na plikach znajdujących się bezpośrednio na serwerze, bez konieczności ich pobierania i zapisywania lokalnie.

W dużym uproszczeniu – nasi projektanci, edytując plik zawierający projekt naszego samolotu, łączą się z serwerem i otwierają plik bezpośrednio na nim. Serwer, przy każdym zapisaniu zmian, rejestruje kolejną wersję pliku – dzięki temu możemy prześledzić, jak zmieniał się nasz projekt, ale także mamy pewność, że kolejny pracownik, otwierając plik do edycji, zawsze otworzy najnowszą wersję.

Ci z Was, którzy mają nieco większe pojęcie o infrastrukturze serwerowej, zadają sobie pewnie w tej chwili pytanie: hej, ale czy to nie spowoduje bardzo dużego obciążenia serwera? Spieszę z odpowiedzią – tak, spowoduje. Niesie to za sobą konieczność wyposażenia naszej serwerowni w wydajne maszyny, zaopatrzone w szybkie dyski SSD. Niestety, jak mówi znane powiedzenie: to nie są tanie rzeczy. Czy to oznacza, że wszystkie nasze pliki będziemy musieli trzymać na szybkich i drogich dyskach? Na szczęście nie!

Zaawansowane systemy DMS mają wbudowane funkcjonalności, które pozwalają im dobierać zasoby naszych serwerów i magazynów plików w taki sposób, aby jak najlepiej wykorzystać posiadany przez nas sprzęt. I tak pliki, które są używane najczęściej i konieczne jest zapewnienie szybkiego dostępu do nich, będą zapisane na szybkich dyskach SSD – droższych, ale znacznie bardziej wydajnych. Te pliki natomiast, które są wykorzystywane sporadycznie, będą przeniesione na macierze nieco wolniejsze, ale za to mniej kosztowne. Dzięki temu problem sprawnego dostępu do najważniejszych plików rozwiążemy znacznie mniejszym kosztem.

Skoro już przechowujemy tak ważne dla organizacji pliki, których jest dużo i które czasem są wykorzystywane bardzo rzadko, warto zapamiętać że systemy DMS dają też możliwość archiwizacji plików. Pamiętajmy jednak – archiwizacja, to nie to samo co kopia zapasowa (backup)! Główna różnica polega na tym, że materiały które są zarchiwizowane, są cały czas dostępne dla użytkowników, natomiast kopia zapasowa musi być odtworzona (czyli „wypakowana” na serwer) aby można było skorzystać z jej zasobów. Archiwizacja działa na podobnej zasadzie, jak rozdzielanie plików na te często i rzadko używane. Te, z których korzystamy najmniej, mogą być zapisane np. na macierzy dyskowej, która na stałe jest w stanie czuwania – jej dyski nie pracują, co oszczędza energię, ale i przedłuża żywotność macierzy. Kiedy potrzebujemy skorzystać z jej zasobów, potrwa to dłuższą chwilę, ale będziemy mogli samodzielnie skorzystać z zapisanych plików, bez konieczności odtwarzania kopii zapasowej przez zespół IT.

Systemy DMS mogą też zawierać wbudowane rozwiązania pozwalające na tworzenie obiegów dokumentów – możemy te dokumenty wysyłać w obieg, udostępniać, czy przenosić w inne miejsca; informacja o tym, że pliki zostały przeniesione czy zmodyfikowane także zostanie automatycznie zapisana, przez co zawsze będziemy wiedzieli, co działo się z naszymi zasobami.

W ten sposób doszliśmy do końca naszego wpisu. Zdajemy sobie sprawę, że niektóre z omówionych tematów były poruszone bardzo ogólnie, dlatego też – jeśli będzie taka potrzeba – dajcie nam znać, a chętnie napiszemy coś więcej. Mamy jednak nadzieję, że udało się nam wytłumaczyć – nawet pobieżnie – czym są, i jakie mają znaczenie systemy DMS.

Zapraszamy do śledzenia naszych stron, a tymczasem – do zobaczenia!