Bardzo często w rozmowach na temat cyfryzacji pada określenie „system elektronicznych dokumentów” albo „elektroniczny obieg dokumentów”. Mało kto jednak zdaje sobie sprawę, jak bardzo szerokie są to określenia – dlatego też w dzisiejszym wpisie opowiemy trochę o tym, co wchodzi w skład rodziny rozwiązań znanej łącznie jako systemy ECM.

Zacznijmy od samego skrótu ECM – Enterprise Content Management oznacza w wolnym tłumaczeniu zarządzanie treściami (zasobami) przedsiębiorstwa. Jak się zapewne domyślacie, pod tym jednym skrótem możemy zmieścić cały ogrom funkcjonalności dostarczanych przez różne rozwiązania informatyczne, zarówno lokalne jak i w chmurze. Nie skupiamy się tu zatem na jednej, konkretnej platformie informatycznej (jak np. w przypadku baz danych, które pełnią bardziej szczegółowo określone funkcje), ale rozmawiamy bardziej o zbiorze wielu systemów, które połączone (zintegrowane) ze sobą pozwalają nam w pełni zarządzać tym, w jaki sposób informacje będą przepływać przez naszą organizację.


Postarajmy się wyszczególnić poszczególne etapy przez które przechodzą informacje, które są przetwarzane w naszej firmie. Etapy te będą jednocześnie kolejnymi elementami (czy też funkcjonalnościami) definiującymi czym tak naprawdę jest system z rodziny rozwiązań ECM i czego możemy od niego oczekiwać.

Po pierwsze – informacja musi w jakiś sposób do nas trafić. Skąd? Źródeł jest wiele. Począwszy od najbardziej pospolitego, czyli skrzynek e-mail – wiadomości, które otrzymujemy zawierają przecież informacje, podobnie jak korespondencja pocztowa (papierowa). Dane zawarte w korespondencji możemy odczytać np. poprzez mechanizmy skanowania i OCR w przypadku papierowych dokumentów, ale także wykorzystując automaty do przechwytywania danych (np. funkcjonalności hotmailbox czy hotfolderu – dowolny element, który znajdzie się w określonym folderze czy na konkretnej skrzynce pocztowej zostanie automatycznie odczytany i dodany do naszego systemu startując nową sprawę, czy nowy element w procesie obsługi korespondencji). Możemy także skorzystać z mechanizmów wymiany danych, takich jak platformy EDI (elektronicznej wymiany danych), czy wszelkiego rodzaju integracje z wykorzystaniem np. dedykowanych interfejsów czy API.


Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Etap przechwytywania informacji (ang. capture) to również ten etap cyklu życia informacji, w którym możemy zagregować dane (czyli połączyć ze sobą różne informacje pochodzące z wielu źródeł). Tutaj również pojawiają się pierwsze metadane, np. data rejestracji korespondencji, autor, temat czy priorytet.

Elementem, który w większości przypadków jest niewidoczny dla użytkownika, ale bardzo istotny z perspektywy pracy na danych jest indeksowanie informacji. To dzięki indeksowaniu jesteśmy w stanie później łatwo i szybko znaleźć te informacje, które są nam potrzebne w danej chwili.

Po drugie – skoro zebraliśmy informacje, to zapewne zrobiliśmy to w jakimś celu. Wykorzystajmy je zatem! Tym samym, przechodząc dalej przez cykl życia informacji doszliśmy do kolejnego etapu: zarządzania informacją (ang. manage). Tu do naszej dyspozycji będzie cała paleta rozwiązań – systemy BPM do zarządzania procesami biznesowymi, workflow do kontrolowania przepływu informacji przez firmę i kierowania nim, pojawią się tu też na przykład rozwiązania do współpracy pomiędzy pracownikami. Niech za przykład posłuży nam platforma WEBCON BPS, przy pomocy której skonfigurowaliśmy proces akceptacji ofert dla klientów. Na etapie przechwytywania wpływa do nas zapytanie ofertowe od jednego z klientów. Pracownik działu sprzedaży powinien przygotować ofertę, dział marketingu sprawdzić ją pod kątem komunikacji wizualnej, dyrektor sprzedaży lub zarząd (w zależności od wielkości oferty) – zaakceptować. Na pewno na którymś etapie będziemy musieli wprowadzić poprawki i stworzyć nową wersję naszej oferty, warto byłoby zatem zadbać o to, aby wszyscy mieli do niej dostęp – wersjonowanie dokumentów także jest obsługiwane przez rozwiązania ECM.


Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

No dobrze – wpłynęła do nas informacja, została przez nas przetworzona, warto byłoby zatem zapisać gdzieś efekty naszej pracy. Tym sposobem przeszliśmy do etapu przechowywania (ang. store) informacji. Informacje mogą być przechowywane z wykorzystaniem wielu różnych technologii i zróżnicowanych platform takich jak np. systemy plików czy bazy danych, spośród których najbardziej rozbudowaną są systemy DMS (Data Management System). Przechowują one nie tylko same informacje, ale również połączone z nimi metadane, załączniki i multimedia. Niektóre, wyspecjalizowane systemy DMS oferują także możliwość pracy na plikach, które są w nich przechowywane, bez konieczności pobierania ich i zapisywania na lokalnych komputerach. Ogromną zaletą takiego rozwiązania jest to, że w przypadku pracy wielu osób nad jednym plikiem zawsze otwierając go będziemy mieć w ręku najnowszą wersję. Systemy DMS potrafią też np. zarządzać miejscem, w którym przechowują pliki. Przykładowo – duże, rzadko wykorzystywane archiwa będą zapisane na dyskach twardych HDD, które są stosunkowo tanie, ale dość powolne. Najczęściej używane pliki będą natomiast zapisane na macierzach dyskowych zbudowanych z pamięci SSD – najszybszych i najbardziej wydajnych, ale najdroższych. Wszystko to zależy oczywiście od możliwości samego systemu i infrastruktury, na której jest on zainstalowany.

Warto wspomnieć tutaj również o hurtowniach danych – są to złożone systemy przechowywania danych, które odwołują się, zbierają i agregują dane pochodzące z wielu różnych źródeł, mogąc jednocześnie udostępniać je dalej, także do innych systemów.

Co jednak, kiedy nasza baza danych zostanie uszkodzona? Czy oznacza to, że wszystkie nasze dane przepadły? Niekoniecznie, o ile zadbaliśmy o ich odpowiednie zabezpieczenie. Tym sposobem dotarliśmy do etapu zachowywania (ang. preserve) danych. Stare, informatyczne porzekadło mówi, że ludzie dzielą się na tych, którzy robią kopie zapasowe i tych, którzy będą je robić. Faktycznie, wiele osób nie zdaje sobie sprawy z tego, jak ogromnie ważne jest zabezpieczenie swoich cyfrowch zasobów lub nie wie, w jaki sposób zrobić to dobrze. Warto zatem zatroszczyć się o odpowiednie narzędzia, które zadbają o bezpieczeństwo naszych zasobów. Koniecznie należy też pamiętać o bezpiecznym przechowywaniu danych, w tym zasadzie 3-2-1 (3 kopie danych, na co najmniej 2 różnych nośnikach, przynajmniej 1 kopia poza siedzibą przedsiębiorstwa, np. w chmurze).


Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

W tym miejscu warto przypomnieć: ECM nie jest określeniem jednego systemu, ale raczej całego ich zbioru. Mogą one oczywiście być ze sobą powiązane (i zazwyczaj są), przez co wielokrotnie spotkamy się np. z danymi dotyczącymi konkretnego klienta rozsianymi w wielu miejscach. Warto pamiętać o tym, żeby nasze rozwiązania informatyczne były przystosowane do obsługi procesów RODO – szybkie wyszukanie i usunięcie danych osobowych na żądanie to bardzo istotna funkcjonalność, którą systemy z rodziny ECM powinny posiadać. Dzięki temu nie musimy obawiać się kontroli UODO, ale też będziemy mogli szybko i sprawnie obsłużyć żądania anonimizacji, bądź usunięcia przetwarzanych przez nas danych.


Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Tym sposobem doszliśmy do ostatniego etapu przetwarzania informacji w naszej firmie. Wpłynęły do nas, zostały odczytane, zindeksowane, przetworzone, zapisane i powstała ich kopia zapasowa. Pozwólmy zatem naszym pracownikom je wykorzystać – w tym celu wykorzystamy element dostarczania informacji – czyli ich „wyjście” na świat.


Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Najprostsze będzie oczywiście udostępnienie danych wewnątrz organizacji – wystarczy odpowiednio skonfigurowane repozytorium plików, do którego mogą zalogować się nasi użytkownicy. Co jednak, kiedy potrzebujemy udostępnić je gdzieś dalej? Na pewno przyda nam się możliwość zaszyfrowania i podpisania danych podpisem cyfrowym. Dobrze byłoby też mieć opcję wskazania konkretnego użytkownika spoza naszej firmy – np. kontrahenta, któremu pozwolimy na dostęp do ściśle określonych zasobów wewnątrz naszej organizacji. Nie zapominajmy też o ochronie praw autorskich, oraz o zabezpieczeniu danych przed nieuprawnionym i nieautoryzowanym użyciem – część systemów ECM posiada wbudowane rozwiązania DRM (Digital Rights Management), które ułatwią nam zadbanie o to, aby nasza praca nie została skradziona i wykorzystana bez odpowiednich licencji.

Dzisiejszy wpis jest trochę inny niż poprzednie – nie skupialiśmy się bowiem na jednym, konkretnym temacie, ale dość luźno opisaliśmy różne funkcjonalności, jakie wchodzą w skład rozwiązań z rodziny ECM. Zdajemy sobie sprawę, że to bardzo szeroki temat i wpisów podobnych do tego mogłoby powstać co najmniej kilka, dlatego też – jeśli potrzebujecie poszerzyć swoją wiedzę w którymś z opisanych obszarów – dajcie nam znać. Z chęcią opiszemy ten zakres bardziej szczegółowo. Do usłyszenia!


Poznaj świat WEBCON BPS z

Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Poznaj świat WEBCON BPS z

Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Udostępnij artykuł