Rozpoczynając rozmowy na temat wdrożenia systemu elektronicznego obiegu dokumentów, prędzej czy później padnie pytanie: czy rozwiązanie, o którym rozmawiamy, będzie współpracować z naszym ERP? Pytanie to jest dla niektórych oczywiste, ale jak się okazuje – nie jest oczywiste dla wszystkich. Co to jest ERP, na czym polega jego działanie i czy jest nam potrzebny – o tym przeczytacie w dzisiejszym wpisie. Zapraszamy!

Zacznijmy zatem od „podstaw podstaw”.

Jak zapewne wiecie, w praktycznie każdej firmie funkcjonuje co najmniej jedno, a zazwyczaj kilka, rozwiązań informatycznych. Mogą one obejmować zakresem swojego działania na przykład finanse i księgowość, kadry, zamówienia, czy też obsługę magazynu. Im większe przedsiębiorstwo, tym większą ilość informacji musimy przetwarzać. Z czasem, może okazać się, że ze względu na dużą ilość systemów, zaczniemy zwyczajnie się w nich gubić: posiadane przez nas dane nie będą spójne, ich przepływ będzie zakłócony a komunikacja między działami niewystarczająca. Skutki są łatwe do przewidzenia: spadek wydajności, duża ilość błędów, brak rzetelnych informacji o stanie firmy, a szczególnie jej finansach, co w najgorszym wypadku może doprowadzić w konsekwencji do utraty płynności finansowej. Sytuacja nie do pozazdroszczenia! Dlatego też, czasem konieczne okazuje się wdrożenie ERP. Czym, w takim razie ten ERP jest?


Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Zacznijmy od definicji: ERP jest systemem informatycznym, służącym do zarządzania przedsiębiorstwem. Brzmi banalnie, prawda? Rozszerzmy więc nieco tę definicję. ERP jest skrótowcem od słów Enterprise Resources Planning, co tłumaczy się dosłownie jako Zarządzanie Zasobami Przedsiębiorstwa. ERP zbiera w jednej, wspólnej bazie danych wszystkie informacje, które spływają do nas z różnych źródeł: finansów, księgowości, kadr, sprzedaży, zamówień, magazynów, środków trwałych i wielu, wielu więcej. Co to oznacza w praktyce? Spójrzmy na to z 2 perspektyw.

Pierwszą z nich, niech będzie perspektywa zwykłego pracownika. Jeśli dysponujemy odpowiednim systemem, wszyscy nasi pracownicy będą mogli korzystać z tego samego rozwiązania. Upraszcza to nie tylko wdrożenie nowego pracownika, ale także samą codzienną pracę – wszystkie zadania np. w dziale handlowym jesteśmy w stanie wykonać korzystając z tego samego programu, bez konieczności przełączania się pomiędzy różnymi platformami. Daje nam to oszczędność czasu, zmniejsza stres i ułatwia pracownikom realizację zadań.


Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Druga, równie ważna perspektywa, to perspektywa osoby zarządzającej. W jej przypadku, największymi korzyściami będą przede wszystkim: dostęp do kompletnych danych, dotyczących każdego z obszarów pracy firmy w jednym miejscu oraz gwarancja tego, że dane te będą jak najbardziej aktualne.

Oczywiście – wdrożenie ERP nie spowoduje, że cudownie znikną wszystkie nasze problemy. Nie stworzono bowiem jeszcze takiego systemu, który zapanuje nad błędami, do których przyczynił się czynnik ludzki. Księgowa nie wprowadzi kosztów, jeśli nasi pracownicy nie dostarczą faktur na czas, stan magazynowy nie będzie zaktualizowany, póki magazynier nie przyjmie „WZ-ki” na stan lub nie oznaczy wydania towaru dla klienta. Niemniej jednak, kiedy te zadania zostaną wykonane – będziemy mieć najbardziej aktualny z możliwych obrazów naszego przedsiębiorstwa.

Załóżmy zatem, że zapadła decyzja, że nasza organizacja potrzebuje systemu ERP. Wiemy już, że system ten przetwarza dane dla nas newralgiczne – czy to oznacza dużą inwestycję w infrastrukturę serwerową? Jak się okazuje – niekoniecznie! Coraz częściej dostawcy oferują rozwiązania ERP w modelu chmurowym, najczęściej SaaS. Oczywiście – nie będzie to rozwiązanie takie, jak w przypadku np. Spotify – oprogramowanie, o którym rozmawiamy praktycznie zawsze będzie wymagać mniejszego lub większego dostosowania do naszych potrzeb. Być może nasza firma ma oddziały, wiele magazynów, a może składa się z kilku spółek? Te czynniki znacząco wpływają na to, w jaki sposób będzie musiał być skonfigurowany nasz system.

Oczywiście, zawsze należy mieć z tyłu głowy bezpieczeństwo naszych danych. Jak pokazały niedawne wypadki (np. pożar jednej z dużych serwerowni), nawet najlepszy dostawca nie zapewni nam 100% bezpieczeństwa danych i całkowitej ciągłości dostępu do nich. Nie jest w stanie tego zapewnić sobie nawet taki gigant, jak Facebook, czego świetnym przykładem jest jego niedawna awaria. Niemniej jednak, dostępne opcje są bardzo różne – począwszy na 100% modelu on-premise, po rozwiązania SaaS.

Przejdźmy zatem do pytania, jakie postawiliśmy na wstępie: czy elektroniczny obieg dokumentów będzie współpracował z naszym ERP? I dlaczego to tak ważne, skoro wszystkie dane mamy zebranie w bazie ERP-a? Czy nie kłóci się to z koncepcją trzymania wszystkich danych w jednym miejscu? Niekoniecznie!


Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Przede wszystkim, nie jest łatwo zmodyfikować systemy tak rozbudowane i zaawansowane jak ERP. Nasze dane kadrowe, podatkowe, czy finansowe są krytycznie ważne i mocno ze sobą powiązane. Dlatego też, upewnienie się, że „nic nie zepsujemy” chcąc coś zmieniać w ich strukturze lub w metodach, jakimi są wprowadzane do naszego systemu, może być bardzo praco- i czasochłonne. Znacznie łatwiej jest zatem wykorzystać np. wbudowany w system ERP interface czy API, i za jego pomocą zasilać system danymi na przykład z obiegu dokumentów uruchomionego na platformie WEBCON BPS.

Warto też wspomnieć o tym, że niewiele systemów ERP posiada funkcjonalności typowe dla rozwiązań BPM czy elektronicznych obiegów dokumentów. Niech za przykład posłużą np. rozwiązania OCR, zarządzanie akceptacjami dokumentów czy automatyczne wprowadzenie danych. Znacznie skracają one czas potrzebny na wprowadzenie i zaakceptowanie np. faktury kosztowej do systemu, dzięki czemu księgowa, otrzymując dokument do wprowadzenia, dysponuje już jego podstawowymi danymi, opisem merytorycznym, a często także określonymi MPK czy wręcz kontami księgowymi; ma też pewność, że dokument został zweryfikowany i zaakceptowany przez odpowiednie osoby.


Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Z tego samego powodu, dołożenie z pozoru prostej funkcjonalności, jak np. rozliczenie delegacji, może okazać się o wiele korzystniejsze – zarówno finansowo, jak i czasowo – w przypadku uruchomienia go np. w naszym firmowym intranecie.

Jak widzicie zatem, ERP niesie wiele korzyści, szczególnie dla rozwijającego się przedsiębiorstwa. Mamy nadzieję, że udało się nam nieco przybliżyć Wam podstawową wiedzę na temat systemów tej klasy. Jak zawsze zachęcamy do komentowania i kontaktu – jeśli będziecie tego potrzebować, z chęcią zagłębimy się w szczegóły, opisywanych przez nas zagadnień. Do usłyszenia!


Poznaj świat WEBCON BPS z

Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Poznaj świat WEBCON BPS z

Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Udostępnij artykuł