Dzień dobry!

Nasz dzisiejszy wpis odbiega troszkę od typowej tematyki którą poruszamy. Pozostawimy na chwilę tematy dotyczące procesów i zarządzania informacją, zamiast tego na chwilę skupimy się na digitalizacji innych obszarów działania przedsiębiorstw, a konkretnie – na pracy magazynów. Tematem tego artykułu będą bowiem systemy WMS.


Jeśli zatem interesują Was tematy związane z logistyką, zarządzaniem stanami magazynowymi i przepływem towarów w przedsiębiorstwie – zapraszamy!

Zacznijmy jak zawsze od podstaw. Skrót WMS oznacza Warehouse Management System, czyli dosłownie – system zarządzania magazynem. Niektórzy z Was pewnie pomyśleli w tej chwili: co takiego dzieje się w magazynie, że trzeba nim zarządzać? Towary wpływają i wypływają, czasem na potrzeby firmy czy produkcji, czasem jako sprzedane – czy potrzeba nam czegoś więcej?


Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Celne spostrzeżenie! Odpowiedź, jak niemal zawsze w przypadku rozwiązań informatycznych brzmi… To zależy. Owszem, jeśli mówimy o małym sklepie, bądź magazynku firmy, której główny biznes nie polega na obrocie towarami, to nie jest potrzebne wiele więcej niż funkcjonalności przyjęcia na stan i wydania towaru. Zupełnie inaczej sprawa ma się jednak w przypadku firm, gdzie odpowiedni stan magazynowy jest niezbędny do prawidłowego działania przedsiębiorstwa. Niech za przykłady posłużą nam: firma produkująca elementy spawane ze stali, producent i dystrybutor piwa i firma kurierska.

Zacznijmy od pierwszego przykładu, czyli firmy produkcyjnej. Jej sztandarowym produktem są barierki balkonowe, spawane ze stali nierdzewnej, z frontem ze szklanych płyt. Aby firma mogła utrzymać płynność produkcji, musi cały czas mieć na stanie odpowiednie ilości materiałów, czyli stali, drutu lub elektrod do spawania czy też materiałów do szlifowania i wykańczania produktów.


Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Brak któregokolwiek z elementów spowoduje, że gotowy produkt nie będzie mógł opuścić hali produkcyjnej, co może spowodować całkowitą blokadę, lub poważne wydłużenie procesu produkcyjnego, dlatego ważne jest, aby zapas materiałów w magazynie był odpowiednio duży.


Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Ktoś pomyśli jednak: czemu w takim razie po prostu nie kupić większej ilości materiałów na zapas? Z bardzo prostej przyczyny: taki zakup kosztuje! Nie zawsze firma może pozwolić sobie na zablokowanie dużej ilości gotówki w formie zapasu magazynowego – i tutaj wkracza do akcji system WMS. Systemy takie, poza oczywistymi funkcjami takimi jak przyjęcie i wydanie towaru, są w stanie kontrolować tempo, w jakim ubywa naszych zapasów i odpowiednio wcześniej zaalarmować operatora, by mógł uzupełnić zapas bez konieczności przerywania pracy produkcji.

Pilnowanie zapasów składników niezbędnych do produkcji wkracza na nowy poziom w przypadku firm, które produkują artykuły spożywcze – niech za przykład posłuży nam producent piwa. W takim wypadku, musimy zadbać nie tylko o to, żeby na naszym magazynie był odpowiedni zapas surowców. Musimy też dbać o to, aby surowce trafiały na produkcję w odpowiedniej kolejności. Pamiętajmy bowiem o tym, że artykuły spożywcze zwyczajnie się psują! Nie możemy zostawić gdzieś, tam w kącie magazynu kilku palet słodu jęczmiennego jako zapasu, bo po kilku dniach czy tygodniach zwyczajnie nie będzie nadawał się do wykorzystania. Dlatego, ważną funkcjonalnością systemów WMS jest obsługa różnych metod rozchodu zapasów magazynowych – w naszym przypadku zastosujemy metodę FIFO, czyli First In – First Out. Dzięki temu, towar który wpłynął na magazyn jako pierwszy (najwcześniej), będzie też wydany jako pierwszy, a najstarsze zapasy będą zużyte najwcześniej.


Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

No dobrze – ale skąd będziemy wiedzieć, które zapasy są najstarsze? Odpowiedź jest prosta – systemy WMS, poza rejestrowaniem stanu magazynowego, mogą także kontrolować numery partii, a nawet terminy ważności towarów, pochodzących z danej partii. To pozwoli nam na określenie, która dostawa jako pierwsza powinna opuścić nasz magazyn.

Co jednak, kiedy nasz magazyn to tak naprawdę nowoczesny, ogromny magazyn wysokiego składu? Przecież w takim magazynie może znajdować się kilka tysięcy, a nawet więcej palet! Jak w takiej ilości towaru mamy znaleźć dokładnie ten, który nas interesuje?

Tutaj także WMS przyjdzie nam z pomocą – systemy tego typu pozwalają na stworzenie planu, czy też mapy magazynu, dzięki czemu jesteśmy w stanie zrobić dwie ważne rzeczy. Po pierwsze, będziemy wiedzieli, gdzie szukać towaru, który w danej chwili nas interesuje. Tak jak na zakupach w znanym, szwedzkim sklepie z meblami: wasza nowa półka na książki znajduje się w magazynie, regał 26, półka 15 – wystarczy, że tam się udacie i możecie ją kupić. Druga, równie ważna sprawa, to możliwość wydzielenia różnych stref magazynu, aby zapobiec mieszaniu się, czy w ogóle – stykowi różnych towarów (lub różnych partii tego samego towaru) ze sobą.

Po co nam to potrzebne? Jako przykład niech nadal posłuży nam browar – ponieważ produkuje on piwo, które podlega opodatkowaniu np. akcyzą, możemy zarezerwować część naszego magazynu jako skład celny – wyprodukowane piwo, póki nie zostanie „zwolnione”, czyli nie zostaną spełnione wszystkie wymagania podatkowe, nie będzie mogło opuścić naszego składu. To samo piwo, ale z opłaconą akcyzą, znajduje się gdzie indziej – i stamtąd może już być ładowane na ciężarówki i dostarczane dalej.


Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Dzięki wydzieleniu różnych stref magazynu, będziemy mogli odseparować od siebie także różnego rodzaju materiały, które nie powinny mieć ze sobą kontaktu. Przykładowo – chyba nie chcielibyście, żeby butelka Waszego ulubionego piwa została przez przypadek oblana środkiem do czyszczenia butelek? Takie piwo na pewno nie byłoby smaczne, mówiąc bardzo delikatnie.

Ostatnim przykładem wykorzystania systemów WMS jest obsługa wszelkiego rodzaju przesyłek. Czy mamy na myśli firmę kurierską, która zajmuje się tylko transportem, czy centrum logistyczne dużego sklepu, które wysyła dziennie setki, jeśli nie tysiące paczek – bez sprawnie działającego WMS obsłużenie tego typu przedsięwzięcia byłoby koszmarem.

Z perspektywy odbiorcy paczki, sprawa wygląda super prosto – zamawiamy np. 3 przesyłki, od 3 dostawców z różnych miast. Tak się akurat składa, że każdy z dostawców wysyła paczki tą samą firmą kurierską, więc jeśli wszystko pójdzie dobrze, kolejnego dnia jeden kurier przywiezie nam wszystkie zamówienia. Aby jednak to się udało, paczki z kilku miast muszą trafić do tego samego centrum logistycznego, najbliżej Twojego adresu, a później – do samochodu odpowiedniego kuriera, który obsługuje właśnie Twój rejon. Aby to osiągnąć, system musi pokierować paczką tak, aby trafiła tam gdzie powinna.


Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Dodatkowo, dobrze byłoby, aby istniała możliwość monitorowania co się dzieje z paczką na każdym etapie jej przesyłania – czasami, szczególnie przed grudniowymi Świętami, ilość paczek ogromnie rośnie i pojawiają się opóźnienia – chyba każdy z nas, chociaż raz, sprawdzał na stronie firmy kurierskiej gdzie aktualnie znajduje się jego paczka. Bez systemu, który pozwala to zweryfikować, nie byłoby takiej możliwości.

Zanim jednak paczka w ogóle zostanie wysłana, trzeba ją skompletować. Załóżmy, że kupujemy części do złożenia naszego nowego komputera. Ci, którzy mieli z tym do czynienia wiedzą, jak szeroki jest asortyment procesorów, płyt głównych, kart graficznych czy pamięci. Aby uzmysłowić skalę tym, którzy nie są zainteresowani tym tematem: jeden z największych w Polsce internetowych sklepów komputerowych, w chwili pisania tego artykułu, posiadał na stanie: 87 modeli procesorów, 349 modeli płyt głównych, 651 rodzajów pamięci i 1066 modeli dysków twardych, i nie są to zmyślone liczby, ale faktyczny asortyment!


Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Biada zatem pracownikowi, który miałby przemierzyć cały magazyn w poszukiwaniu jednego kompletu dla nas. Nasz wybrany dysk twardy pewnie gdzieś tam jest – pomiędzy tysiącem innych. Brak zapewnienia informacji o lokalizacji towaru, czy wręcz stworzenia przez system ścieżki, po której powinien poruszać się pracownik aby móc jak najszybciej skompletować nasze zamówienie, powodowałby ogromne opóźnienia w dostawie. Przy tak wielkiej jak opisana powyżej skali, zapewnienie sprawnie działającego systemu magazynowego jest więc ogromnie ważne. Dodajmy do tego jeszcze aktualizowaną na bieżąco informację o zmianach stanów magazynowych, obsługę przyjęć i rezerwacji towarów, czy w końcu wsparcie pracowników magazynu w tak banalnych (ale czasochłonnych) zadaniach, jak generowanie naklejek adresowych – wszystko to także jest obsługiwane przez system WMS.

Mamy nadzieję, że lektura tego wpisu uświadomiła tym z Was, którzy nie mieli takiej wiedzy, jak ważnym ogniwem w pracy przedsiębiorstwa jest magazyn, i jak ogromne znaczenie w procesie cyfrowej transformacji ma wdrożenie odpowiedniego narzędzia WMS.

Jak zawsze – zachęcamy Was do komentowania i zadawania pytań – z chęcią na nie odpowiemy. A tymczasem – do usłyszenia!


Poznaj świat WEBCON BPS z

Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Poznaj świat WEBCON BPS z

Obieg dokumentów, Automatyzacja procesów biznesowych, Optymalizacja procesów biznesowych, Portal pracowniczy, Elektroniczny obieg dokumentów, WEBCON BPS

Udostępnij artykuł